בדרך כלל השלב הראשון בשכירת צלם לאירוע הוא גיבוש רשימת שמות של צלמים מומלצים שאתם אוספים מפי חברים או מקורות אחרים . לאחר מכן אתם נפגשים עם הצלמים . בפגישה עליכם לבקש לראות עבודות של הצלם, על מנת שתוכלו להתרשם מאופן עבודתו, ובשיחה עמו תוכלו לבחון האם אתם חשים שיהיה לכם נוח לעבוד איתו והאם הוא מסוגל למלא את הציפיות שלכם מהאופן בו האירוע יתועד .

 

מקצועיותו של צלם אירועים בא לידי ביטוי בשני אופנים : הראשון- סוגי המצלמות איתן הוא עובד, כמות המצלמות שבהן הוא משתמש באירוע, הגיבוי שהוא יוצר לעצמו במקרה שיש תקלה בזמן האירוע . האופן השני הוא באופי הצילום . כאשר צלם מסוגל לתפוס רגעים שלא נראים לעין של אדם רגיל, או כאשר הוא מצלם את האירוע בצורות שונות כדי לתת לצופה תחושה אמיתית . הצלם צריך להעניק לצילום שהוא עושה מגע אישי, אך בו בזמן שלא יפריע למהלך האירוע וייתן לו לזרום בשלו .

 

שתי צורות הצילום הפופולאריות ביותר הן המנוגדות ביותר . ישנם צלמי אירועים אקטיביים, כאלה שנעמדים בכל פינה שבעלי האירוע או המשפחות שלהם עומדים, ומשם מצלמים אותם, כחלק מן האירוע . אמנם זה נותן תמונה יותר ברורה של בעלי האירוע או של האורחים, אך לא פעם זה יכול להטריד את החוגגים .

לעומת זאת, ישנם צלמי אירועים פסיביים, אשר נוהגים לצלם את האירוע ממרחק מה, כאילו  היו אורחים באירוע . אמנם הצילום לעיתים יראה פחות עם רגש ויותר קר, אך הנוכחים פחות ירגישו בנוכחותו של הצלם, ויוכלו להתנהג בטבעיות יותר .

 

צלמי אירועים משתמשים לרוב במצלמות פילם רגילות . אומנם התמונה עלולה לצאת פחות חדה אך היא נחשבת לתמונה בעלת יותר רגש מאשר תמונות המצולמות במצלמות דיגיטאליות, שהן בדרך כלל האופציה השנייה של צלמי אירועים .   בשני המקרים נוהגים צלמי אירועים להעביר את התמונות מן המצלמה אל דיסק מחשב, ולאפשר לבעלי האירוע לבחור את התמונות שהן רוצים אשר יישארו אצלם .

 

ברוב האירועים  נוהגים בעלי האירוע, להזמין את צלם האירועים להתלוות אליהם מבוקר האירוע, בהכנות שלהם לאירוע ועד סוף האירוע . ישנם בעלי אירועים אשר שוכרים את שירותיו גם לצילומים מקדימים ימים ספורים לפני האירוע, למספר תמונות רקע . עלות השכרתו נקבעת לפי זמן עבודתו, כמות המצלמות שהוא מביא עמו, אופי עריכת הצילום וכדומה .