בשלב הראשון של בחירת הצלם חשוב להכיר אותו. להכיר את עבודתו דרך המלצות, תיק העבודות שלו, אתרים שהוא מצלם, ביקור בסטודיו שלו. הכימיה ביניכם לבין הצלם חשובה מאוד, מאחר ואתם אמורים לעמוד מול המצלמה שלו, ולא פעם זה עלול להיות מביך. חשוב שהצלם יגרום לכם להרגיש נוח עם זה. לכן חשוב שתשוחחו איתו לפני שאתם מחליטים לשכור אותו.
לכל צלם סגנון צילום אחר. יש כאלו המעדיפים צילום אישי, שיכול להיות מביך עבור המצטלם אך מאוד פרטני, יש כאלו המעדיפים צילום מרוחק, שיביא את הדברים מנקודות מבט שונות.
ישנם צלמים המבקשים לביים את מי שעומד מול המצלמה שלהם ויש כאלו המעדיפים את הצילום הספונטאני. חשוב שתבחרו צלם שיתאים לסגנון הצילום שלכם, על מנת שהצילום יהיה כפי שאתם רוצים. עדיף תמיד לבחור צלם שמתאים לכם ולא לבקש מהצלם שיתאים את עצמו אליכם.
חשוב שתכירו את החומר איתו עובד הצלם, עם איזה מצלמות הוא עובד, בכמה מצלמות הוא מצלם בכל אירוע. רצוי, כמובן, שיהיו מספר מצלמות אם האירוע גדול. צלמים נוהגים לעבוד עם מצלמות סטילס, לצד מצלמות וידיאו. מוטב להשתמש בשני האלמנטים גם יחד, על מנת להביא זוויות שונות של האירוע. עליכם לקבוע כיצד תרצו שיצלם: האם בצילומים מהירים וקצביים או ארוכים שמתעדים כל רגע באירוע.
החלטתם על צלם מסוים- בררו האם יש לו צלם מחליף במקרה והוא לא יוכל להגיע לאירוע, קבעו איתו נקודה בזמן ממנה תרצו להתחיל לצלם: האם זה מרגע תחילת האירוע או מההכנות אליו? במידה ויש לכם בקשות מסוימות, אנשים שתרצו שהוא יצלם יותר, דברים מסוימים באירוע שיש לתת עליהם יותר את הדגש- חשוב להסביר לו זאת לפני תחילת האירוע.
עליכם לדאוג שבסוף האירוע תישאר בידכם גם גרסה ארוכה ולא ערוכה של הסרט, על מנת שתוכלו לערוך אותו, וגם גרסה קצרה וערוכה כפי שהצלם ערך עבורכם. יש לקבוע מראש כמה עותקים של הדיסק אתם מקבלים ומועד קבלתם. בחוזה ביניכם צריכה להיקבע כמות מינימאלית ומקסימאלית של צילומים, אלו שיפורים הוא יכניס בהם (הגדלות, שחור-לבן), וקביעה ברורה של כל תכנון האירוע מצד הצלם לפי החלטתכם.
אם אתם עורכים אירוע אישי ומיוחד כגון יום הולדת או יום נישואין אתם יכולים לבקש מהצלם
לערוך לפני האירוע סרט קצר שיוקרן בערב האירוע. בעזרת צילומים ישנים שתתנו לצלם הוא ידאג לערוך עבורכם סרט שיוצג בפני האורחים. עליכם לציין בפני הצלם איזו מוזיקה תהיה ברקע והאם אתם מעוניינים בקריינות משלכם לסרט. חשוב שהצלם יידע האם לעשות את הסרט באופן בידורי או תיעודי. חשוב שהצלם יבין את משמעות האירוע ויתאים את הסרט אליו. דרשו מהצלם, לדאוג עבורכם למקרן בערב האירוע.
אין ספק שאירוע טוב יישאר בזיכרונכם זמן רב, וצלם טוב יכול לדאוג שיהיה לכם במה להסתכל כאשר תרצו להיזכר שוב ושוב באירוע שלכם.